Online Factuur Maken Gratis: Eenvoudig En Snel Starten Met Facturatie

Wat is een online factuur?

Een online factuur is een digitale versie van een factuur die elektronisch wordt verzonden en ontvangen. In plaats van het gebruik van papier en traditionele postdiensten, stelt een online factuur ondernemers in staat om facturen efficiënt en gemakkelijk te maken, te verzenden en te beheren via het internet. Het verschilt van een traditionele factuur doordat het volledig digitaal is, waardoor het gebruik van papieren documenten en handmatige processen overbodig wordt.

Waarom zou je een online factuur maken?

Er zijn verschillende redenen waarom het maken van een online factuur gunstig kan zijn voor ondernemers:

• Efficiëntie: Met online facturen kunnen ondernemers eenvoudig facturen maken en verzenden zonder de noodzaak van handmatig papierwerk. Dit bespaart tijd en moeite, waardoor ondernemers zich kunnen concentreren op andere belangrijke taken.
• Snellere betalingen: Het verzenden van facturen via e-mail of online platforms zorgt voor snellere bezorging en ontvangst. Dit kan leiden tot snellere betalingen van klanten, wat op zijn beurt de cashflow van een bedrijf kan verbeteren.
• Georganiseerd beheer: Met online facturen kunnen ondernemers gemakkelijk factuurgegevens opslaan, organiseren en bijhouden. Dit maakt het eenvoudig om een overzicht te bewaren van openstaande facturen, betaalde facturen en financiële gegevens voor boekhoudkundige doeleinden.
• Milieuvriendelijk: Door het gebruik van online facturen wordt de behoefte aan papier en fysieke verzending verminderd, waardoor de impact op het milieu wordt verminderd. Dit draagt bij aan een duurzamere bedrijfsvoering.

Stappen om een gratis online factuur te maken

Als je op zoek bent naar een gratis manier om online facturen te maken, zijn er verschillende websites en tools beschikbaar die je kunt gebruiken. Hier zijn de stappen om een gratis online factuur te maken:

1. Kies een betrouwbare website of tool: Er zijn verschillende online platforms die gratis factuurfuncties aanbieden, zoals Vixum, Invoice Simple, Exact, KVK en ZZP Servicedesk. Kies een website of tool die het beste bij jouw behoeften past.
2. Maak een account aan: Om gebruik te kunnen maken van de gratis factuurdienst, moet je meestal een account aanmaken. Volg de registratieprocedure op de gekozen website of tool en zorg ervoor dat je alle benodigde informatie verstrekt.
3. Vul de factuurgegevens in: Nadat je een account hebt aangemaakt, kun je beginnen met het maken van je online factuur. Vul de relevante factuurgegevens in, zoals bedrijfsinformatie, factuurnummer, datum, kosten en betalingsinstructies.
4. Personaliseer de factuurindeling: Afhankelijk van de gekozen website of tool, kun je meestal de factuurindeling personaliseren. Voeg je bedrijfslogo toe en pas de kleuren en lettertypen aan om een professionele uitstraling te creëren.
5. Verstuur de factuur: Zodra je de factuurgegevens hebt ingevuld en de factuur hebt gepersonaliseerd, kun je ervoor kiezen om de factuur direct naar de klant te verzenden via e-mail of het online platform. Zorg ervoor dat je het juiste e-mailadres van de klant invoert om ervoor te zorgen dat de factuur correct wordt afgeleverd.

Belangrijke elementen van een online factuur

Om ervoor te zorgen dat je online factuur rechtsgeldig en professioneel is, zijn er enkele essentiële elementen die aanwezig moeten zijn:

• Bedrijfsinformatie: Inclusief de naam, contactgegevens en eventueel het logo van je bedrijf.
• Factuurnummer: Elk factuurnummer moet uniek zijn en in een logische reeks worden genummerd. Dit helpt bij het bijhouden en organiseren van facturen.
• Datum: De factuurdatum is de datum waarop de factuur is uitgegeven. Dit moet duidelijk op de factuur worden vermeld.
• Kosten: Vermeld de kosten van de geleverde producten of diensten, inclusief eventuele belastingen of andere toeslagen.
• Betalingsinstructies: Geef duidelijke instructies over hoe de klant de betaling moet uitvoeren, inclusief het betalingsbedrag, de betaalmethode en de vervaldatum.

Hoe een professionele uitstraling te geven aan een online factuur

Een professionele uitstraling van je online factuur kan bijdragen aan een positieve indruk bij klanten. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je online factuur er professioneel uitziet:

• Gebruik een duidelijke en professionele indeling: Kies voor een overzichtelijke en gemakkelijk leesbare indeling voor je factuur. Gebruik duidelijke sectiekoppen en orden de informatie logisch.
• Voeg je bedrijfslogo toe: Een bedrijfslogo voegt een professionele uitstraling toe aan je factuur. Zorg ervoor dat het logo duidelijk zichtbaar is en van goede kwaliteit.
• Kies passende kleuren en lettertypen: Gebruik kleuren en lettertypen die passen bij de huisstijl van je bedrijf. Zorg ervoor dat de tekst goed leesbaar is en dat de kleuren niet afleiden van de belangrijkste informatie.
• Geef duidelijke betalingsinstructies: Zorg ervoor dat de betalingsinstructies opvallen en gemakkelijk te begrijpen zijn. Vermeld de betaalmethoden en eventuele details die de klant nodig heeft om de betaling correct uit te voeren.

Gratis online factuurtools en -websites

Als je op zoek bent naar gratis online factuurtools en -websites, zijn hier enkele aanbevelingen:

• Vixum: Vixum biedt een gratis factuurdienst voor zzp’ers en kleine bedrijven.
• Invoice Simple: Invoice Simple stelt gebruikers in staat om gratis facturen te maken met aangepaste sjablonen.
• Exact: Exact biedt een gratis factuurgenerator met een breed scala aan functies en opties.
• KVK: De Kamer van Koophandel (KVK) biedt een gratis online factuursjabloon en begeleiding bij het maken van een factuur.
• ZZP Servicedesk: ZZP Servicedesk biedt instructies en sjablonen voor het maken van facturen in Word.

Tips voor het opvolgen van online facturen

Het opvolgen van openstaande facturen is een belangrijk aspect van het facturatieproces. Hier zijn enkele tips om effectief om te gaan met openstaande facturen:

• Wees proactief: Stuur herinneringen naar klanten voordat de factuur vervalt om hen aan de betaling te herinneren. Wees vriendelijk maar duidelijk over de vervaldatum en het bedrag dat nog moet worden betaald.
• Automatiseer herinneringen: Gebruik factureringstools die automatische herinneringen kunnen verzenden. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat herinneringen altijd op het juiste moment worden verzonden.
• Bied alternatieve betalingsmogelijkheden: Overweeg om meerdere betalingsmogelijkheden aan te bieden, zoals creditcard, PayPal of iDEAL. Dit vergroot de kans dat klanten sneller betalen.
• Communiceer duidelijk: Als een klant niet reageert op de herinneringen, neem dan contact met hen op om het probleem te bespreken. Soms kunnen er misverstanden zijn of kan er extra informatie nodig zijn om de betaling te vergemakkelijken.
• Overweeg externe hulp: Als facturen consistent onbetaald blijven, kan het raadzaam zijn om externe hulp in te schakelen, zoals een incassobureau of juridische bijstand.

FAQs

1. Kan ik een online factuur maken zonder KVK-nummer?

Ja, in veel gevallen kun je een online factuur maken zonder een KVK-nummer. Als zzp’er of klein bedrijf ben je niet altijd verplicht om een KVK-nummer te hebben om facturen te kunnen versturen.

2. Kan ik een online factuur maken op mijn telefoon?

Ja, er zijn veel facturatie-apps en online platforms die je kunt gebruiken op je telefoon om online facturen te maken en te verzenden. Dit maakt het handig om facturen onderweg te beheren.

3. Kan ik een gratis factuur maken met Excel?

Ja, Excel kan worden gebruikt om gratis facturen te maken. Er zijn tal van factuurtemplates beschikbaar die je kunt downloaden en aanpassen aan je behoeften.

4. Wat is het voordeel van het maken van een eenmalige factuur?

Het maken van een eenmalige factuur is handig voor incidentele klussen of projecten waarvoor je geen doorlopende factuurregeling nodig hebt. Het stelt je in staat om snel en gemakkelijk een factuur te maken zonder extra administratie.

5. Hoe kan ik een PDF-factuur maken in Word of Excel?

Om een PDF-factuur te maken in Word of Excel, kun je de factuur opstellen in het gewenste programma en vervolgens gebruikmaken van de ‘Opslaan als’ functie om het bestand als een PDF op te slaan. Deze PDF kan vervolgens worden verzonden naar de klant.

In conclusie biedt het maken van een online factuur vele voordelen voor ondernemers. Het is efficiënt, zorgt voor snellere betalingen, maakt georganiseerd beheer mogelijk en is milieuvriendelijk. Door gebruik te maken van gratis online factuurtools en -websites, zoals Vixum, Invoice Simple, Exact, KVK en ZZP Servicedesk, kun je gemakkelijk en professioneel uitziende facturen maken. Het is belangrijk om de essentiële elementen van een online factuur op te nemen, zoals bedrijfsinformatie, factuurnummer, datum, kosten en betalingsinstructies. Bij het opvolgen van online facturen is het raadzaam om proactief te zijn, herinneringen te automatiseren, alternatieve betalingsmogelijkheden aan te bieden en duidelijk te communiceren met klanten. Het maken van online facturen zonder KVK-nummer is mogelijk en het is zelfs mogelijk om facturen te maken en verzenden via

Hoe Maak Je Zelf Factuur?

Hoe Maak Je Een Simpele Factuur?

Hoe Maak Je Een Factuur Op Word?

Hoe Maak Ik Een Factuur In Pdf?

Welke App Voor Facturen?

Samenvatting 30 online factuur maken gratis